Delegacje krajowe i zagraniczne na stałe są już wpisane w życie zawodowe niektórych pracowników. Mimo swojej powszechności, zarówno pracownicy, jak i pracodawcy wciąż popełniają wiele błędów w ich rozliczaniu. Co to za błędy i jak sobie z nimi radzić?
Problemy pracowników w rozliczeniu delegacji
Pracownicy zazwyczaj zastanawiają się, jakie wydatki mogą wliczyć w koszty delegacji. Podróż służbowa kojarzy się często z pełnym przepychu wyjazdem, dlatego nierzadko pracownicy nie liczą się absolutnie z kosztami, mając nadzieję, że wszystkie poniesione wydatki pokryje pracodawca. Tymczasem czeka ich rozczarowanie, bo albo okazuje się, że zapomnieli należycie je udokumentować, albo zwyczajnie przekroczyli obowiązujące limity przepisów podatkowych.
Głównym problem przedsiębiorców jest rozróżnienie pojęcia oddelegowania oraz podróży służbowej.
Delegacja
Z oddelegowaniem pracownika mamy do czynienia gdy przedsiębiorca wyśle pracownika do wykonywania pracy na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę, co wiąże się ze zmianą wskazanego w umowie miejsca wykonywania pracy. Zmiana taka następuje poprzez zastosowanie aneksu do umowy zmieniającego warunki pracy.
Podróż służbowa
Podróż służbowa to taka podróż, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce jego pracy.
Podstawą formalną podróży służbowej jest polecenie wyjazdu służbowego (w praktyce stosuje się polecenie wydane na piśmie), które określa termin, miejsce oraz cel konkretnego wyjazdu. Osobą wydającą polecenie jest pracodawca. Jeśli pracownik odmówi wykonania polecenia, czyli nie pojedzie w podróż służbową, pracodawca może wobec niego wyciągnąć odpowiednie konsekwencje. Nie dotyczy to kobiet w ciąży oraz jednego z rodziców opiekujących się dzieckiem do 4. roku życia.
Delegacje krajowe i zagraniczne – regulacje prawne
Każdemu pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują pewne należności na pokrycie kosztów związanych z delegacją. Kwestia ta została uregulowana w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. Co ważne prawo pracy zezwala pracodawcom nienależącym do państwowej strefy budżetowej na w miarę swobodne ustalanie zasad dotyczących należności związanych z podróżą służbową. Należności jednak nie mogą być niższe niż należności przysługujące pracownikowi zatrudnionemu w sferze budżetowej. Postanowienia te zawiera się w regulaminie wynagradzania lub w układzie zbiorowym pracy bądź gdy powyższe nie są spełnione w umowie o pracę.
Delegacje krajowe
W delegacji występuje pojęcie diety. Jest to kwota na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży, należną pracownikowi odbywającemu z polecenia pracodawcy podróż służbową.
Obecnie wysokość pełnej diety krajowej wynosi 30 zł. Nalicza się ją za czas trwania podróży, począwszy od rozpoczęcia, czyli wyjazdu do zakończenia, czyli powrotu z podróży służbowej.
Jeżeli podróż krajowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi: od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety krajowej, ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeżeli podróż krajowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin – przysługuje połowa diety krajowej, ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Obowiązujące rozporządzenie uwzględnia możliwość pomniejszenia diety, jeśli pracownik będzie miał zapewnione częściowe wyżywienie. Dieta nie przysługuje pracownikowi, gdy zapewniono mu całodzienne, bezpłatne wyżywienie (czyli co najmniej trzy posiłki), a także za dzień wolny od pracy, który pracownik wykorzystał na powrót do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu.
Nocleg w delegacji krajowej
Przepisy w sprawie podróży służbowych przewidują dla pracownika zwrot kosztów noclegu w hotelu lub innym obiekcie świadczącym takie usługi w wysokości potwierdzonej rachunkiem/fakturą. Jeśli pracownik nie przedłoży tego typu dokumentów, wówczas otrzymuje tzw. ryczałt za nocleg. Jego wysokość stanowi 150% wartości diety, czyli 45 zł. Pracownik ma prawo do ryczałtu za nocleg, gdy nocleg ten trwał minimum 6 godzin między godzinami 21:00 a 7:00 rano. Ryczałt należny jest pracownikowi w sytuacji, gdy pracodawca nie zapewnia noclegów w czasie trwania podróży lub gdy pracownik nie posiada rachunków ani faktur stwierdzających wysokość poniesionych na noclegi kosztów.
Koszty transportu a delegacje krajowe
Pracodawca określa środek transportu, jakim pracownik będzie poruszać się podczas podróży służbowej – pociągiem (I lub II klasa), samochodem, statkiem, autobusem lub samolotem (I lub II klasa). Jeśli pracownik bez żadnego uzasadnienia zmieni środek transportu, pracodawca ma prawo nie zwrócić mu kosztów przejazdu.
Zwrot wydatków na dojazd odbywa się na podstawie przedstawionych przez pracownika rachunków, faktur itp. W przypadku braku tych dokumentów pracownik może otrzymać tzw. ryczałt za dojazd (przejazdy autobusem, tramwajem, taksówką). Ryczałt nie przysługuje, jeśli pracownik nie poniósł żadnych kosztów dojazdu.
Pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd środkiem transportu należącym do pracownika. Wówczas należności oblicza się według przepisów rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W takim przypadku stawkę kwotową ustala się za 1 kilometr przebiegu.
Inne wydatki w delegacji krajowej
Do pozostałych należności, o których zwrot może ubiegać się pracownik należą koszty: parkingu, bilet wstępu na targi, przejazdy autostradą itp. Pracownik powinien uwzględnić je w rozliczeniu podróży służbowej i właściwie udokumentować, podpinając pod rozliczenie faktury.
Delegacja krajowa a zaliczka
Pracownik może otrzymać od pracodawcy zaliczkę na przewidywane koszty podróży służbowej. Pracownik w ciągu 14 dni od powrotu jest zobowiązany rozliczyć się z zaliczki, czyli musi przedstawić szczegółowe zestawienie wydatków.
Zwrot kosztów a przychód pracownika
Dla pracowników odbywających podróż służbową zwrot kosztów z tytułu tej podróży stanowi przychód ze stosunku pracy, który nie jest opodatkowany, bo należności za podróż służbową nie mają charakteru przysporzenia majątkowego.
(red.)