ZUS informuje, gdzie szukać dokumentów dotyczących zatrudnienia z dawnych lat. Kłopot może się wiązać zwłaszcza z dokumentami potwierdzającymi zatrudnienie i wysokość zarobków przed 1999 rokiem.
Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy zakład pracy, z którego świadectwa się zagubiły, jeszcze istnieje. Jeśli nie, to warto ustalić jego dokładną nazwę i adres ostatniej siedziby – choćby na podstawie pism, wpisów w starych dowodach osobistych (tych w formie ,,książeczek”) czy legitymacjach ubezpieczeniowych. To punkt wyjścia, aby rozpocząć poszukiwania w archiwach i komercyjnych instytucjach przechowujących dokumentację osobową i płacową.
Najłatwiej mają osoby, których pracodawca ciągle istnieje – powinien on wystawić byłej pracownicy/pracownikowi zaświadczenie o zatrudnieniu oraz osiąganych zarobkach. Jeśli jednak zakładu pracy już nie ma – i nie ma jego następcy prawnego – informacji trzeba szukać w bazie zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, którą ZUS prowadzi na stronie internetowej.
Konieczność ta może ominąć osoby, które pracowały w małych zakładach, zatrudniających do 20 osób. Taki pracodawca miał obowiązek zgłaszania pracowników do ZUS z imienia i nazwiska, czyli w imiennych deklaracjach rozliczeniowych. Wtedy wystarczy podać dokładny adres tego pracodawcy, imię i nazwisko właściciela firmy, numer konta płatnika składek (NKP). Wówczas ZUS potwierdzi okres zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia – nawet jeśli zakład pracy nie istnieje.
Inaczej było w dużych przedsiębiorstwach – tam składki były odprowadzane bezimiennie, za wszystkich pracowników łącznie, więc ZUS nie ma możliwości potwierdzenia wysokości wynagrodzenia i zatrudnienia. Dlatego z zakładów pracy zatrudniających powyżej 20 osób świadectwa pracy i dokumenty o wynagrodzeniu są konieczne.
Jeśli dokumenty potwierdzające zatrudnienie zniszczyła powódź czy inny żywioł – albo były pracodawca ogłosił upadłość lub nie zabezpieczył akt osobowych i płacowych – może być problem z uzyskaniem dostępu. Zwłaszcza wtedy, gdy ktoś wypełnia wniosek o emeryturę, rentę, świadczenie przedemerytalne czy ustalenie kapitału początkowego i chce udowodnić staż pracy i wysokość wynagrodzenia przed 1999 rokiem.
Likwidowane lub przekształcone zakłady pracy miały swoich następców prawnych i to te podmioty powinny przejąć archiwalne dokumenty. Mogą to być np. spółki prawa handlowego bądź cywilnego, powstałe po sprywatyzowaniu przedsiębiorstw. Niewykluczone, że będą to też organy założycielskie, czyli urzędy wojewódzkie albo organy nadrzędne, czyli konkretne ministerstwa.
Na podstawie informacji z urzędów centralnych, wojewódzkich i archiwów państwowych, ZUS stworzył bazę zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Jest to alfabetyczny spis nieistniejących już przedsiębiorstw i miejsc przechowywania dokumentacji kadrowej. Są tam też dane organizacji związkowych, spółdzielni, PGR-ów, a katalog byłych pracodawców jest ciągle aktualizowany. Jest on dostępny dla klientów ZUS na stronie internetowej.
Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej jest instytucją przechowującą dowody dotyczące pracy i płac od pracodawców z całej Polski, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono. Mieści się w Milanówku pod Warszawą.
Archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej. Tam też znajduje się baza instytucji, przechowujących dokumentację. Dokumenty potwierdzające staż i płace ze zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych mógł przejąć związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia lub Krajowa Rada Spółdzielcza z siedzibą w Warszawie.
LN/UM Częstochowy