Relacje pomiędzy wynajmującymi a najemcami w polskim systemie prawnym przez dekady charakteryzowały się silną asymetrią, wynikającą z szerokiej ochrony lokatorów przewidzianej w ustawie o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.
Tradycyjna umowa najmu, choć powszechna, w sytuacjach konfliktowych często okazywała się niewystarczająca dla właścicieli nieruchomości, szczególnie w obliczu długotrwałych procedur eksmisyjnych i braku realnych mechanizmów szybkiego odzyskania lokalu od nieuczciwego najemcy. Odpowiedzią ustawodawcy na te trudności stało się wprowadzenie szczególnych form kontraktowych, takich jak najem okazjonalny oraz najem instytucjonalny. Ich głównym celem jest przywrócenie równowagi poprzez wprowadzenie uproszczonej ścieżki egzekucyjnej, która wymaga jednak ścisłego współdziałania z organami notariatu. Dokumentowanie tych czynności w kancelarii nie jest jedynie formalnością, lecz stanowi fundament skuteczności prawnej całego przedsięwzięcia, chroniąc kapitał właściciela i jednocześnie jasno określając ramy czasowe oraz warunki korzystania z lokalu przez najemcę.
Zastosowanie tych specyficznych form najmu wymaga od stron świadomego podejścia do obowiązków dokumentacyjnych już na etapie negocjowania warunków umowy. Najem okazjonalny, dedykowany osobom fizycznym niewykonującym działalności gospodarczej w zakresie wynajmu, oraz najem instytucjonalny, przeznaczony dla przedsiębiorców, opierają się na instytucji dobrowolnego poddania się egzekucji. Jest to specyficzny mechanizm prawny, który pozwala pominąć długotrwały proces sądowy o eksmisję, umożliwiając bezpośrednie skierowanie sprawy do komornika po spełnieniu określonych przesłanek umownych.
Takie rozwiązanie buduje zaufanie na rynku nieruchomości, zachęcając właścicieli do udostępniania wolnych lokali bez obawy o wieloletnie blokowanie nieruchomości przez osoby uchylające się od płatności czynszu. Całość procedury musi być jednak przeprowadzona z najwyższą starannością, gdyż błędy w oświadczeniach mogą skutkować utratą przez umowę jej szczególnego charakteru i powrotem do ogólnych, mniej korzystnych dla wynajmującego zasad ochrony lokatorskiej.
Oświadczenie o poddaniu się egzekucji jako fundament ochrony wynajmującego
Kluczowym elementem, który odróżnia najem okazjonalny i instytucjonalny od zwykłej umowy najmu, jest załącznik w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu wynajmującego. W praktyce oznacza to, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy, właściciel nie musi wytaczać powództwa o eksmisję przed sądem cywilnym. Zamiast tego, występuje do sądu jedynie o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, co jest procedurą znacznie szybszą i w dużej mierze formalną. Aby oświadczenie to było skuteczne, notariusz w Lublińcu lub w innym mieście musi precyzyjnie określić nieruchomość, wskazać termin wydania oraz zweryfikować tożsamość osoby składającej deklarację.
Należy pamiętać, że przy najmie okazjonalnym najemca ma obowiązek wskazać inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia mieszkania. Do umowy należy dołączyć również oświadczenie właściciela tamtego lokalu o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy, przy czym podpis pod takim dokumentem powinien być poświadczony notarialnie, co eliminuje ryzyko posłużenia się dokumentem nieautentycznym.
Skuteczność rygoru egzekucyjnego z art. 777 Kodeksu postępowania cywilnego opiera się na jego nieodwołalności w trakcie trwania umowy. Chroni to wynajmującego przed sytuacją, w której najemca, przestając płacić czynsz, staje się faktycznym dysponentem lokalu bez tytułu prawnego. Z perspektywy najemcy, obecność notariusza przy sporządzaniu oświadczenia stanowi gwarancję, że został on należycie pouczony o powadze zobowiązania, jakie zaciąga. Urzędnik ma obowiązek wyjaśnić, że brak dobrowolnego opuszczenia lokalu po wygaśnięciu kontraktu umożliwi właścicielowi podjęcie natychmiastowych kroków egzekucyjnych. Taka transparentność procesu minimalizuje ryzyko nieporozumień i sporów na tle interpretacji zapisów umownych. Jest to rozwiązanie systemowe, które w znaczący sposób profesjonalizuje rynek najmu w Polsce, czyniąc go bardziej przewidywalnym dla obu stron transakcji.
Różnice konstrukcyjne między najmem okazjonalnym a instytucjonalnym
Choć obie formy najmu korzystają z dobrodziejstwa uproszczonej egzekucji, istnieją między nimi istotne różnice, które determinują ich zastosowanie w zależności od profilu wynajmującego. Najem okazjonalny jest ograniczony czasowo do maksymalnie 10 lat i może być stosowany wyłącznie przez osoby fizyczne. Wymaga on wspomnianego wcześniej wskazania lokalu zastępczego, co bywa barierą dla niektórych najemców, zwłaszcza obcokrajowców lub osób niemających bliskich relacji z innymi właścicielami nieruchomości.
Z kolei najem instytucjonalny, wprowadzony do porządku prawnego później, jest dedykowany podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie wynajmu lokali. W tym przypadku ustawodawca zrezygnował z wymogu wskazywania przez najemcę innego lokalu, w którym mógłby zamieszkać po eksmisji. Jest to ogromne ułatwienie proceduralne, które czyni tę formę najmu niezwykle atrakcyjną dla firm inwestujących w sektor PRS (Private Rented Sector).
Brak konieczności wskazywania lokalu zastępczego w najmie instytucjonalnym sprawia, że najemca składa w kancelarii oświadczenie o poddaniu się egzekucji, w którym przyjmuje do wiadomości, że w razie konieczności opróżnienia lokalu nie przysługuje mu prawo do pomieszczenia tymczasowego ani lokalu socjalnego. Taki rygor jest dopuszczalny, ponieważ zakłada się, że profesjonalny obrót nieruchomościami wymaga jeszcze silniejszych zabezpieczeń. Wybór między tymi dwiema formami zależy więc od statusu prawnego właściciela, ale w obu przypadkach merytoryczne wsparcie notariusza jest niezbędne do poprawnego sformułowania załączników. Praktyka pokazuje, że właściwe rozróżnienie tych trybów i rzetelne sporządzenie dokumentacji w formie aktu notarialnego pozwala na uniknięcie paraliżu decyzyjnego w sytuacjach kryzysowych, co jest kluczowe z punktu widzenia płynności finansowej wynajmującego.
Procedura notarialna i wymogi formalne wobec oświadczeń stron
Przygotowanie do czynności notarialnej związanej z najmem okazjonalnym lub instytucjonalnym wymaga zgromadzenia określonego zestawu informacji. Strony powinny dostarczyć do kancelarii podpisaną już umowę najmu (lub jej projekt), która określa czas trwania najmu oraz warunki jego wypowiedzenia. Na podstawie tych danych przygotowywany jest akt notarialny zawierający oświadczenie o poddaniu się egzekucji.
Ważnym aspektem jest terminowość; oświadczenie o wskazaniu lokalu zastępczego oraz zgoda właściciela tego lokalu powinny zostać dostarczone wynajmującemu w terminach określonych w ustawie, zazwyczaj krótko po podpisaniu głównej umowy. Niedopełnienie tych formalności w terminie lub ich wadliwość może skutkować tym, że umowa najmu okazjonalnego stanie się zwykłym najmem, co drastycznie obniża poziom bezpieczeństwa właściciela. Notariusz w procesie tym pełni funkcję weryfikatora, dbając o to, by wszystkie elementy układanki prawnej do siebie pasowały i tworzyły spójny, egzekwowalny tytuł.
Kwestia kosztów związanych z wizytą w kancelarii jest często przedmiotem zapytań ze strony zarówno wynajmujących, jak i najemców. Zazwyczaj koszty sporządzenia oświadczenia o poddaniu się egzekucji ponosi wynajmujący, choć strony mogą umówić się inaczej w treści samej umowy najmu. Szczegółowe informacje o stawkach za przygotowanie takich dokumentów oraz poświadczenie podpisów zawiera cennik notariusza, który opiera się na rozporządzeniu w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej.
Opłata za oświadczenie o poddaniu się egzekucji przy najmie okazjonalnym jest relatywnie niska w porównaniu do ryzyka, jakie niesie ze sobą brak takiego zabezpieczenia. Należy do niej doliczyć koszt wypisów aktu oraz podatek VAT. Inwestycja ta w skali całego okresu trwania najmu jest znikoma, a zapewnia właścicielowi komfort psychiczny i realną ochronę prawną majątku o znacznej wartości.
Merytoryczne podejście do konstrukcji umów najmu z wykorzystaniem instrumentów notarialnych staje się standardem na dojrzałym rynku nieruchomości. Pozwala ono na wyeliminowanie tzw. dzikich lokatorów i profesjonalizację relacji między stronami. Dzięki jasnemu określeniu zasad eksmisji i rezygnacji z konieczności prowadzenia wieloletnich sporów sądowych, proces wynajmu staje się bezpieczniejszy dla właścicieli i bardziej przejrzysty dla najemców. Rola notariusza jako gwaranta poprawności tych oświadczeń jest nie do przecenienia, gdyż to właśnie dokument urzędowy sporządzony w kancelarii otwiera drogę do sprawnej egzekucji komorniczej. W dobie rosnącej mobilności społeczeństwa i zwiększającego się popytu na mieszkania na wynajem, korzystanie z najmu okazjonalnego i instytucjonalnego z odpowiednim zabezpieczeniem notarialnym wydaje się jedynym racjonalnym rozwiązaniem dla osób chcących bezpiecznie zarządzać swoim mieniem.